Основные задачи и функции отдела

Основными задачами отдела являются:

документационное обеспечение деятельности администрации по реализации установленных полномочий;

организация и обеспечение функционирования в администрации единой системы делопроизводства;

совершенствование документационного обеспечения управления в администрации в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, общественных организаций и объединений, адресованных в администрацию, в том числе обращений, поступивших по информационным системам общего пользования (далее соответственно - граждане, обращения);

обеспечение рассмотрения в соответствии с Федеральным законом «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» устных и письменных запросов граждан, в том числе запросов в виде электронных документов, о представлении информации, касающейся деятельности администрации (далее - запросы);

обеспечение деятельности приемной Главы Георгиевского городского округа Ставропольского края (далее - Глава) по личному приему граждан;

информационно-статистическое, аналитическое и методическое обеспечение администрации по рассмотрению обращений и запросов;

осуществление информационно-справочной работы, связанной с обращениями и запросами;

организационно-протокольное обеспечение подготовки совещаний, рабочих поездок, торжественных приемов, церемоний, встреч, презентаций и других мероприятий, проводимых Главой или по его поручению;

организационно-протокольное обеспечение участия Главы в мероприятиях, проводимых органами исполнительной власти Ставропольского края, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти по Ставропольскому краю, органами местного самоуправления, общественными объединениями и организациями, действующими на территории Ставропольского края;

обеспечение текущего планирования мероприятий, проводимых на территории Георгиевского городского округа, в том числе с участием Главы.

Функции отдела:

организация функционирования единой системы делопроизводства в аппарате администрации;

совершенствование документационного обеспечения деятельности в аппарате администрации в соответствии с действующим законодательством и ГОСТами;

осуществление приема, первоначальной обработки, регистрации и распределения поступающей в администрацию Георгиевского городского округа (далее - администрация) корреспонденции, в том числе с применением межведомственной системы документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»);

обеспечение единого порядка документирования, учета и отправки исходящей корреспонденции администрации;

организация учета, оформления и хранения постановлений, распоряжений администрации, передача их на хранение в архив;

комплектование (формирование), текущее (временное) хранение, учет и использование документов служебной переписки, в том числе в электронном виде;

разработка положений, инструкций и рекомендаций по вопросам делопроизводства в администрации;

осуществление организационно-методического руководства службами делопроизводства структурных подразделений администрации;

организация учебы по вопросам делопроизводства для работников администрации;

разработка сводной номенклатуры дел администрации и её утверждение в установленном порядке;

организация контроля за соблюдением порядка подготовки, оформления, согласования и подписания правовых актов администрации;

выполнение контрольных функций, направленных на соблюдение своевременного выполнения сроков, отведенных на исполнение протокольных и иных поручений;

осуществление контроля и проведение проверок соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации;

подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, образцам печатей и штампов по делопроизводству, применяемых в администрации;

принятие мер по сокращению сроков подготовки и прохождения документов;

обеспечение своевременной актуализации базы данных межведомственной системы электронного документооборота;

осуществление приёма устных обращений, поступивших в приемную по работе с обращениями граждан администрации, на телефон «горячей линии», в том числе обращений, поступивших по информационным системам общего пользования, обработка указанных обращений, направление их в структурные подразделения администрации, государственные органы, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращениях на рассмотрение;

обеспечение работы интерактивного сервиса «Интерактивная приемная Главы Георгиевского городского округа»;

подготовка и организация личного приёма граждан Главой, его первыми заместителями (заместителями);

осуществление централизованного учёта поступивших обращений;

в необходимых случаях, во исполнение поручений Главы (первого заместителя главы администрации Георгиевского городского округа), изучение отдельных заявлений и жалоб граждан с выездом на место;

осуществление контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан, поступивших в администрацию, полнотой ответов на поставленные в обращениях вопросы;

организация сбора, обобщение и анализ информации о результатах рассмотрения обращений и принятых по ним мерах структурными подразделениями администрации;

организация сбора, обобщение и анализ вопросов, поставленных заявителями в обращениях;

информирование Главы, его первых заместителей (заместителей) о количестве и характере обращений;

выполнение анализа форм и методов работы с обращениями в структурных подразделениях администрации;

подготовка на основе анализа и обобщения обращений информационно-статистических обзоров о результатах рассмотрения обращений и принятых по ним мерах, а также предложений об устранении причин, порождающих обоснованные жалобы;

участие в осуществлении мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителей;

подготовка во взаимодействии со структурными подразделениями администрации для опубликования в средствах массовой информации, на официальном сайте Георгиевского городского округа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» материалов, освещающих итоги рассмотрения обращений;

оказание методической, консультационной помощи структурным подразделениям администрации по вопросам, связанным с организацией работы с обращениями граждан;

подготовка, направление информации по обращениям и запросам в правительство Ставропольского края;

подготовка ответов по поступающим в отдел служебным документам, обращениям и запросам;

осуществление взаимодействия со структурными подразделениями администрации, органами исполнительной власти Ставропольского края, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти при рассмотрении обращений и запросов;

организация и проведение выездных приемов Главы, его первых заместителей (заместителей), должностных лиц органов исполнительной власти Ставропольского края;

организация и проведение тематических «горячих линий» с жителями Георгиевского городского округа;

организационно-протокольное обеспечение совещаний, рабочих поездок, торжественных приемов, церемоний, встреч и других мероприятий, проводимых Главой Георгиевского городского округа или по его поручению, осуществление по итогам их проведения подготовки протокольных поручений и контроль за их выполнением;

организация рабочих поездок, совещаний и встреч Главы, в том числе:

разработка и реализация программ рабочих поездок Главы;

сбор справочно-информационных материалов к проводимым мероприятиям, в том числе о посещаемых объектах;

организация подготовительных выездов сотрудников для проработки вопросов реализации протокольных мероприятий на местах;

координация действий структурных подразделений администрации по организации и проведению мероприятий с участием Главы;

обеспечение проведения протокольных мероприятий при поздравлении Главой коллективов с профессиональными праздниками, памятными датами, при вручении гражданам государственных наград Российской Федерации и наград Ставропольского края, организациям и гражданам – поощрений Георгиевского городского округа;

осуществление взаимодействия с подготовительными и передовыми группами по подготовке официальных визитов высших должностных лиц на территорию Георгиевского городского округа;

организация работы по сбору и систематизации информации о юбилейных, знаменательных и памятных датах Георгиевского городского округа для включения в Календарь государственных праздников Российской Федерации, памятных дат и знаменательных событий Ставропольского края на предстоящий год;

составление графика дежурств руководящих работников администрации и направление информации в адрес ответственного лица аппарата Правительства Ставропольского края, курирующего Георгиевский городской округ;

обеспечение организационной подготовки заседаний администрации;

участие в подготовке заседаний, совещаний и семинаров, проводимых главой Георгиевского городского округа;

осуществление взаимодействия с Думой Георгиевского городского округа по организационным вопросам;

осуществление взаимодействия с аппаратом Правительства Ставропольского края, органами исполнительной власти края, органами местного самоуправления, расположенными на территории Ставропольского края и структурными подразделениями администрации, по вопросам, находящимся в ведении отдела;

организация приобретения (изготовления) поздравительной продукции от имени Главы Георгиевского городского округа, презентационной и сувенирной продукции;

подготовка проектов перспективных и текущих планов работы администрации;

составление календарных планов основных мероприятий администрации и направление предложений по включению мероприятий, проводимых на территории Георгиевского городского округа в календарный план мероприятий Правительства Ставропольского края;

организация работы по учету избирателей (участников референдума), проживающих на территории муниципального образования Георгиевского городского округа;

обеспечение организации мероприятий по оказанию содействия избирательным комиссиям в подготовке и проведении на территории Георгиевского городского округа избирательных кампаний и референдумов всех уровней;

подготовка и согласование в установленном порядке проектов правовых актов администрации и иных документов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

обеспечение администрации канцелярскими принадлежностями;

рассмотрение предложений, заявлений и жалоб по вопросам, находящимся в ведении отдела;

выполнение иных функций в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края и правовыми актами администрации.